Главная » Психология » Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» – это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «после обеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Фильтруйте информацию

Для того чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное! Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца. Останавливайтесь и запоминайте только важное.

Работайте в определенное время

Если Вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы(биоритмы) на которые выпадает Ваш пик активности! Вот именно в это время Вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как Вы будете полны сил и эффективны. Не тратьте это время впустую – пользуйтесь им!

Сведите к минимуму соцсети

Соблюдать это правило получается не всегда. Особенно этот совет сложно выполнить тем, чей бизнес, как и мой, завязан на социальные сети и на общение онлайн. Почему? Потому что у нас всегда есть уважительная причина: «Я ж по делу, а не котиков полайкать». Это не оправдание. Установите ограничение: заходите в соцсети на определенное время, прямо по таймеру, и потом принудительно вытаскивайте себя оттуда.

Выкиньте все ненужное

Оказывается, это имеет самое прямое отношение к продуктивности. Бардак в доме отнимает энергию и не дает сосредоточиться. Кроме того, если вещей много, поддержание порядка требует уйму времени и сил, а их-то нам как раз надо экономить, чтобы успевать все остальное.

Есть два способа это сделать: по советам Флайледи выкидывать по 27 вещей в день или по методу Мари Кондо взять и навести дома порядок за один раз (читай, за несколько дней или недель – зависит от запущенности и размеров помещения). На тему избавления от бардака в «Жить интересно!» написано множество хороших статей, поэтому не будем тратить время на объяснения. Просто избавьтесь от всего ненужного. Не хватает мужества выбросить плюшевого медведя в почти натуральную величину, подаренного первой любовью в десятом классе?

Тогда представьте, сколько времени уходит у вас на:

  • поиск нужных вещей среди гор хлама,
  • уборку,
  • то, чтобы разложить вещи по местам.

Концентрируйтесь на одной задаче

Сейчас круто быть человеком, способным решать одновременно кучу дел. Но есть очень много исследований, которые все утверждают что мультизадачность снижает вашу продуктивноcть. Поэтому решайте одну важную для вас задачу.

Планируйте

Брайан Трейси настойчиво рекомендует потратить 20 минут в начале дня на планирование ваших действий. И настойчиво рекомендует перед сном подумать – что вы будете делать завтра. Ваше подсознание во сне продумает, как максимально эффективно решить задачу завтра.

Сложную задачу лучше разделить на мелкие подзадачи, по принципу дерева решений, основная задача – ствол дерева, а подзадачи – его ветви. Это называется декомпозиция. «Декомпозицией» можно заниматься до тех пор, пока реализация плана не станет простой и прозрачной.

Слово «нет» экономит время

Важно научиться отказывать и говорить «нет» задачам (и людям), которые не входят в число избранных. Это довольно некомфортно, но очень скоро вы поймете, что ничего плохого не случается, а ваша жизнь становиться комфортнее.

Отдыхайте

Это довольно по «капитански» звучит. Для организма очень важно спать и вставать рано и заниматься спортом. Это дает энергию, необходимую для работы.

Используйте правильные инструменты Разгрузить голову. Первое, что рекомендует Девид Ален в Getting things done – разгрузить голову. У вас должен быть инструмент, который хранит ваши задачи и напоминает вам о сроках и приоритетах. Это может быть блокнот или электронный to-do list.

Для работы с задачами есть отличные удобные сервисы:

  • Для создания личных to-do списков подойдут системы Remember the milk, Wunderlist.com, Todoist и другие, которые можно подобрать по своему усмотрению из списка.
  • А для командной работы над задачами можно и нужно использовать конечно же Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab, или подобрать что-то свое среди похожих систем.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению. Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью – в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия. В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность – уникальна.

По каким законам работает тайм-менеджмент?

1. Закон принудительной эффективности. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли

работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  • Первостепенные задачи – это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы – за них нужно приниматься самому и немедленно.
  • Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  • Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  • Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

2. Закон Стива Тейлора. Порядок ваших действий сильно влияет на эффективность. Не надо заниматься рутинной работой, если в этот момент чувствуете прилив сил, бодрости и огромное желание творить. Сразу приступайте к своим большим проектам и делайте, делайте, делайте И напротив, когда твоя энергия на исходе – попробуй заняться нудным и неинтересным перекладыванием стопок бумаг, интернет-серфингом и другими монотонными занятиями

3. Закон стагнации: При получении определённых результатов прирост эффективности снижается. Когда ты стремишься к какой-либо цели, особенно на начальном этапе — у тебя начинает что-то получаться, и главное в этот момент не расслабиться. Если остановиться или решить отдохнуть – тут же начнётся спад в эффективности. Вернуться к прежним результатам будет очень тяжело. Поэтому не стоит ждать до последнего, лучше постоянно шаг за шагом двигаться к результату. В таком случае у тебя не будет большого спада производительности и мотивации

4. Закон Генри Лаборита: У каждого человека есть склонность, талант, особенность делать то, что ему доставляет удовольствие. Если ты в полной мере следуешь этому закону, если на вопрос: «Работаешь?», ты говоришь: «Я не работаю, я занимаюсь любимым делом» – то это лучший вариант развития событий. Чаще всего люди работают на нелюбимых, даже противных им работах. Они ходят туда только за зарплатой, а потому не видят, что они могут зарабатывать на своем любимом деле.

Естественно такие люди малоэффективны и время проходит мимо. Но в то же время в жизни бывает много ситуаций, когда просто необходимо что-то сделать, даже если это не нравится. И это того стоит, если ты идешь по своему пути, к своей мечте.

5. Закон неподдельного интереса: чем выше твой интерес к какому-либо делу или занятию, тем быстрее течёт время. Когда чем-то по настоящему увлечен, время летит незаметно. Здесь главное не забывать: даже, если дело тебе действительно интересно, не надо впадать в крайности. Всегда помни: куда ты идешь и что у тебя еще есть семья, твое тело, здоровье, друзья, отношения и сон в конце концов.

6. Закон Паркинсона: На любую работу тратится именно столько времени, сколько вы на неё отвели. То есть, если ты решил, к примеру, написать статью за один день, то и писать ты её будешь один день. Ты можешь выделить под одно дело целый день, а можешь сделать 10 дел и более – в том случае, если точно запланировал конкретное время на выполнение каждого дела. На современном языке это значит ставить «дедлайн» на каждое дело. Как только ты начнешь использовать ограничение по времени, твое КПД увеличиться как минимум в два раза. А это значит, что сделанных дел и времени станет в два раза больше.

7. Закон Паретто: 20 % ваших действий приносят целых 80 % успешных результатов. Все остальные дела, которые ты делаешь в течении оставшихся 80 % жизни приводят лишь к 20 % результатов. И эти 80 % дел, которые делают большинство людей забирают практически все активное время твоей жизни.

Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей. Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

Максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.

  • Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора. Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова «Хозяин времени».
  • Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».
  • Брайан Трейси – ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Ссылки на источники